Recrutement d’un Assistant chargé de programme

L’OMS recrute un Assistant chargé de programme (2002795)

Objectifs du programme

Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire (ci-après le Programme) vise à renforcer les capacités des États Membres à gérer les risques d’urgence sanitaire, ainsi qu’à mener et à coordonner la réponse sanitaire internationale pour contenir des épidémies et assurer un secours et un relèvement efficaces aux populations touchées lorsque les capacités nationales sont insuffisantes.

L’Unité Gestion et administration du Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire est chargé d’assurer une gestion efficace et de fournir un appui administratif au programme de gestion des situations d’urgence (EPR), ainsi que de veiller au financement et à une dotation rapide et durables en ressources humaines durant les opérations d’urgence sanitaire de l’OMS. Cette fonction comprend la fourniture de services administratifs de haute qualité et bien planifiés (RH, finances, planification du travail, gestion des subventions, par exemple) au Programme, notamment lors des interventions d’urgence, ainsi que le suivi efficace (et le respect) des modes opératoires normalisés (SOPs) afin d’assurer une amélioration continue et l’excellence des processus institutionnels. L’assistant(e) chargé(e) de programme est placé(e) sous l’autorité directe de l’Administrateur chargé de support administratif aux programmes ; son superviseur de deuxième rang est l’administrateur secteur du programme, Gestion et Administration (PAO).

Description des tâches

Sous la supervision directe de l’Administrateur chargé de support administratif aux programmes, le titulaire du poste effectue les activités suivantes :

Tâches générales

• Rédiger les correspondances générales et administratives sur initiative personnelle ou suivant les instructions reçues ; finaliser les correspondances et rapports pour signature et autorisation ;
• Vérifier que les courriers départ sont conformes aux normes linguistiques et grammaticales de l’OMS avant de les soumettre pour signature et autorisation ;
• Procéder à l’analyse des courriers arrivée et des requêtes en fonction des documents de base, des instructions, des politiques, des données précédentes, des informations recherchées en anticipation aux besoins du responsable de l’unité, ou bien les réaffecter de manière adéquate ; identifier et mettre en exergue le courrier arrivée et y joindre les documents de support/justificatifs et relever les points nécessitant une prise d’action par le personnel professionnel en attirant leur attention sur les dossiers spécifiques ;
• S’assurer que les rapports techniques et documents officiels sont en adéquation avec les standards, les statuts et procédures de l’OMS, les éditer et les corriger si nécessaire avant leur transmission pour signature et clairance au niveau de l’autorité habilitée ;
• Se servir des outils appropriés de recherche et de suivi et s’assurer que les dates clés et dates butoirs sont respectées et que les correspondances et requêtes ont été finalisées dans les délais.

Gestions des réunions

• Arranger, coordonner et mener les préparatifs des réunions, séminaires, ateliers, incluant l’envoi des lettres d’invitation, le calcul des coûts et les demandes d’autorisation de voyages ; assister à la préparation des documents, au dispatching du matériel et communiquer avec les participants et autres acteurs impliqués ;
• Préparer les présentations en utilisant PowerPoint et autres logiciels sur initiative personnelle ou suivant les instructions reçues ;
• Planifier les réunions hebdomadaires de l’équipe et les réunions ad hoc suivant le programme établi et selon le besoin ; prendre des notes et préparer les comptes rendus y afférents ;
• Obtenir la documentation pour briefing et supports lors les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels devront prendre part les membres du personnel professionnels de l’équipe ; vérifier leurs disponibilités et s’assurer qu’ils ont reçu les documents adéquats de briefing et de support.

Gestion des voyages

En utilisant le système intégré de gestion administrative GSM/Oracle, préparer les requêtes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS. Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les documents de voyage et opérer d’autres arrangements connexes suivant la demande ou sur initiative personnelle.

Gestion des ressources humaines

• Suivre les registres des congés et des présences dans GSM et dresser une situation périodique;
• Initier des contrats de non-membres du personnel (Consultant, SSA) pour le programme EPR suivant le besoin ;
• Fournir un appui aux membres du personnel nouvellement recrutés dans l’utilisation du module de libre-service du GSM.

Autres tâches

• Assurer le suivi des approbations, réunions, voyages et autres activités prévues et exécutées;
• Participer à l’évaluation interne des procédures et outils  logistique et support aux programmes en place et à leurs évolutions éventuelles, en étant force de proposition.
• Accomplir toute autre tâche sur demande ou instruction incluant l’apport d’appui à d’autres domaines de travail.

Qualifications requises

Formation

• Essentiel: Titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent dans le domaine technique, administratif, gestion ou commercial. :
• Formation aux tâches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif relatif.

Souhaitable

Expérience

• Essentiel: 5 années d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration. Expérience dans la prise de notes, de la rédaction de courriers officiels, procès-verbaux et rapports.
• Souhaitable: Expérience acquise dans des postes d’appui administratif à l’OMS ou au sein d’une autre agence des Nations Unies, ou au sein d’une ONG internationale, en particulier au sein d’un service dédié à la gestion d’urgences humanitaires.

Aptitudes

• Parfaite maîtrise de la langue française, écrite, lue et parlée.
• Maîtrise du pack office, en particulier Word ou équivalent ;
• Capacité à travailler en anglais (écrire, lire, comprendre les discussions et parler) ;
• L’expérience en matière d’utilisation de systèmes basés sur Oracle ou autres logiciels de planification des ressources institutionnelles (ERP) constitue un atout. Expérience dans l’utilisation professionnelle d’Excel et de Powerpoint ;
• Le/la titulaire du poste justifie d’une connaissance suffisante de l’utilisation des techniques bureautiques modernes et l’actualise grâce à des cours internes, à la formation sur le tas ou à l’autoformation. Le/la titulaire du poste doit rester au fait de l’évolution des procédures, des pratiques, des règles, des règlements et de la structure organisationnelle au sein du département, du Groupe organique et de l’OMS pour pouvoir renseigner les autres et expliquer les procédures.

Compétences requises par l’OMS

• Communiquer de manière crédible et efficace.
• Favoriser l’intégration et le travail en équipe
• Produire des résultats
• Avancer dans un environnement en pleine évolution

Exigences Linguistiques

• Essentiel: Parfaite maîtrise du français
• Désirable: Connaissance de travail de l’anglais.

Détails du poste

• Grade: G5
• Durée du contrat : 12 mois (Renouvelables)
• Date limite : 22 Jul 2020, 21:59:00