Recrutement un(e) Associé(e) aux Finances

Le PNUD recrute un(e) Associé(e) aux Finances.

Sous la supervision directe de la chargée des opérations et sous la supervision générale du Représentant Résident adjoint/opérations, l’associé(e) aux finances assure l’exécution effective des opérations financières et procédures du bureau, en assurant l’utilisation transparente des ressources du bureau. L’associé aux Finances promeut la satisfaction du client dans l’exécution de ses tâches, tout en respectant les règles et procédures financières du PNUD.

En l’absence de l’Associé principal aux Finances, l’Associé(e) aux Finances peut être amené(e) à superviser le personnel d’appui de l’unité des Finances et travaille en étroite collaboration avec l’unité des Opérations, du programme et des projets du bureau de terrain, le siège du PNUD et d’autres agences des NU en vue de résoudre les problèmes divers liés aux opérations financières et échange d’informations.

Vos missions en qualité d’Associé(e) aux Finances au PNUD

Résumé des fonctions clés:

• Gestion et mise en œuvre des stratégies opérationnelles
•  Gestion des budgets et du système de recouvrement des coûts
•  Comptabilité, appui administratif et financier
•  Gestion efficace des comptes
•  Mise à niveau et partage des connaissances

1. Mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adaptation des processus, en visant les résultats suivants:

• Conformité des processus de travail, des rapports financiers, du classement des pièces justificatives et de l’application des recommandations des audits par rapport aux règles, aux politiques et aux stratégies du PNUD, ce qui permet la mise en place d’un cadre de contrôle interne efficace ;
•  Contribution au développement des processus de travail du bureau pays et à l’élaboration des procédures opérationnelles standards dans le domaine des finances, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau
• Formulation de propositions visant l’amélioration dans la gestion des comptes
•  Contribution au développement de stratégies de réduction des coûts, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau
• Préparation des ententes sur la gestion des fonds du service commun et trust funds, et suivi du versement des contributions, dans le cadre des efforts du bureau pour la mobilisation des ressources

2. Gestion des budgets administratifs et du système de recouvrement de coûts visant à atteindre les résultats suivants :

•  Préparation et révision des budgets des projets de gestion, suivi avec le siège des ASL pour lesdits projets
•  Présentation régulière des informations pertinentes sur l’état des ressources du bureau, en vue d’une bonne planification
•  Recouvrement effectif de coûts pour les projets et agences émanant du portefeuille (Billing) et mise en place d’un système de suivi régulier des montants recouvrés
• Proposition à la direction d’un système de recouvrement des services non rémunérés dans ATLAS (UPL)
•  Facturation dans ATLAS des services rendus par le PNUD aux projets et aux autres agences
•  Suivi des budgets du bureau et vérification des pièces justificatives
•  Contrôle minutieux des documents de support des paiements, rapports financiers des projets et des pièces justificatifs pour les paiements.

3. Comptabilité, appui administratif et financier visant à obtenir les résultats suivants:

• Collecte des données détaillées pour le plan de travail annuel
•  Vérification systématique des documents de support pour les paiements
•  Vérification systématique dans Atlas de la véracité des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et s’assurer qu’il n y a pas duplication dans les paiements
•  S’assurer que les conditions et les modalités de paiement sont conformes au PO et au contrat pour les paiements avec PO
• Actions correctives (APJV / GLJE) des vouchers avec budget insuffisant ou inexistant menées à temps.
•  Traitement des transactions, veiller à ce qu’elles soient correctement inscrites dans ATLAS, conformément au système de contrôle des dépenses internes
•  Transmission et suivi des vouchers pour approbation, émission des chèques et envoi en signature
•  Initie les oppositions aux paiements des chèques et transferts le cas échéant
• Participe aux travaux de nettoyage des comptes d’attente pour la clôture des comptes
•  Traitement des F10 pour les voyages
•  Vérification et suivi des paiements mis à la disposition de la Banque
• Résolution rapide des problèmes décelés par le siège par rapport aux données financières

4.  Gestion efficace des comptes, en visant les résultats suivants :

• Remplacement de l’associé aux finances (ICS-7) pour la vérification régulière de l’état des fonds sur les comptes locaux, pour s’assurer qu’ils couvrent les dépenses.  Identification à temps et enregistrement des entrées de fonds
• Remplacement de l’associé aux finances (ICS-7) pour la vérification quotidienne que la balance est nulle sur les relevés des comptes dans ATLAS pour surveiller le niveau des avances; identification et enregistrement des contributions
•  Préparation et soumission au siège du rapport mensuel sur les taux de change
• Conduite de réconciliations bancaires adéquates dans les délais exigés
• Remplacementt de l’associé aux finances (ICS-7) pour la préparation de la prévision mensuelle de la trésorerie, pour l’analyste administratif et financier. Liaison avec les agences des Nations Unies pour obtenir leur estimation des besoins en fonds
• Préparation initiale des transferts bancaires et approvisionnement du compte local (Deal)

5. Contribution à la mise à niveau et au partage des connaissances, visant à atteindre les résultats suivants :

•  Participation au réseau d’échange de connaissances et les bonnes pratiques
•  Synthèse des bonnes pratiques et les leçons apprises aux finances
•  Contribution substantive dans le réseau de connaissance et communautés des pratiques.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution des opérations financières et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau.Les informations financières renforcent la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources du bureau, en particulier à l’égard des utilisateurs de nos rapports financiers.

Compétences, profil

Compétences relatives à l’organisation

Niveau 1.1: Respect des normes éthiques de l’ONU

• Démontre une intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de l’ONU
•  Fait preuve d’engagement/attachement à la mission, la vision et les valeurs du PNUD
•  Affiche  une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge.

Promotion des changements organisationnels et du développement

Niveau 1.2: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels

•  Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions
•  Elabore un processus pour appuyer les initiatives de changement

Compétences/Expertises

Niveau 1.1: Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

•  Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste
•  Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail
•  Identifie les nouvelles approches et les meilleures pratiques puis les intègre au travail
•  S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
•  Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission
• Aptitude à effectuer diverse tâches standards de nature spécialisée et non spécialisée et à traiter les travaux qui sont bien documentés enregistrés, ayant fait l’objet de recherche et de rapports.
•  Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations.
• Aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail
•  Bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité.
•  Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier
• Apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.
• Suivi du programme de Certification des Finances

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

•  Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
• Répond rapidement aux besoins des clients

Qualifications et expériences

Education:

•  Fin d’études secondaires certifiées par un diplôme en comptabilité ou gestion ;
• Un diplôme universitaire en Gestion ou Administration Publique est souhaité, mais pas exigé ;
• Une licence en administration et finances, gestion ou comptabilité serait un atout mais n’est pas exigée.
•  Réussir le UNDP Accounting and Finance Test de EPSI

Expérience:

• 6 ans d’expérience avec les responsabilités progressives dans le domaine financier, et une connaissance spécialisée des politiques et procédures bancaires;
• Connaissance des systèmes comptables au niveau national ou international;
• Une bonne expérience en informatique et particulièrement connaissance des logiciels (MS Word, Excel, etc.) et des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion financière basés sur Internet, préférablement PeopleSoft.

Connaissance des normes IPSAS requise.

Langue(s)

• Maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Date limite : 24 Septembre 2019