L’UICN recrute Un Spécialiste en Gestion Administrative et Financière
Responsabilité du spécialiste en Gestion administrative et financière à l’UICN
Le spécialiste en Gestion administrative et financière doit :
- S’assurer de la conformité de la gestion financière, comptable et administrative du programme et des projets avec les lois, le manuel de procédures du projet, mais également avec les procédures de l’UICN et du bailleur de fonds (Banque Mondiale)
- Collaborer avec l’équipe des unités en charge des finances et de l’administration et des ressources humaines du bureau de l’UICN au Sénégal et du bureau régional de l’UICN – PACO
- S’assurer de l’excellence de la qualité du travail et des services fournis par son unité.
- Participer activement à la formation continue des collaborateurs directs selon les besoins
- Assurer la tenue de la comptabilité de son projet dans le système de gestion ERP
- Appuyer les spécialistes en gestion administrative et financière dans les pays de mise en œuvre du projet (Bénin, Côte d’Ivoire, Mauritanie, Sao Tomé et Principe, Sénégal et Togo)
Tâches spécifiques
Budget :
- Préparer le budget annuel du projet
- Préparer les révisions budgétaires (mid-year review) avec les responsables du projet.
Comptabilité:
- Tenir la comptabilité de son projet dans le système de gestion ERP ;
- Vérifier et approuver les imputations avant la comptabilisation toutes les écritures comptables;
- S’assurer de la facturation mensuelle des coûts de mise en œuvre du projet;
- Effectuer une analyse mensuelle de tous les comptes de bilan ;
- Effectuer une réconciliation mensuelle du compte bancaire du projet ;
- Faire approuver le rapprochement bancaire et PV de caisse mensuellement par le Coordinateur de projet et le Chef du Programme du Sénégal ;
- Procéder à la finalisation des comptes de fin d’année selon les instructions reçues du Siège et du Bureau Régional de l’UICN.
Établissement des rapports et suivi
- Fournir des rapports mensuels de transaction au Coordinateur du projet et aux autres responsables concernés;
- Suivre régulièrement la situation financière du projet selon le budget approuvé. Discuter des problèmes rencontrés et les problèmes potentiels avec le Coordonnateur du projet et le Chef Régional des Finances et de l’Administration;
- Organiser la préparation des rapports financiers pour les bailleurs de fonds et les valider avant envoi ; s’assurer de l’obtention de l’approbation par le Chef Régional des Finances et de l’Administration le cas échéant.
Gestion de la Trésorerie
- Préparer, sous la supervision du Coordonnateur du projet, du Responsable administratif et financier du Programme du Sénégal et du Chef Régional des Finances et de l’Administration, un plan de trésorerie ;
- Gérer la trésorerie (les caisses et les comptes bancaires) du projet conformément au système de contrôle interne mis en place ;
- Préparer et envoyer les appels de fonds;
- Contribuer à l’amélioration du système et des procédures de renforcement des contrôles.
Paiements
- Vérifier le solde budgétaire et de trésorerie avant tout paiement;
- Autoriser les paiements si les documentations et les imputations sont au complet et correctes ;
- S’assurer que la documentation relative aux paiements est dûment approuvée par le Coordonnateur du projet et les autres responsables désignés.
Audit
- Préparer les termes de référence des audits externes du projet et demander la validation par le Chef Régional des Finances et de l’Administration et par le bailleur ;
- Appuyer le spécialiste de passation de marchés dans le processus de sélection des auditeurs et de contractualisation des audits ;
- S’assurer que les audits financiers convenus dans les contrats de projet soient réalisés à temps et selon les termes de référence et budgets approuvés ;
- S’assurer de la disponibilité du personnel de l’UICN concerné par les audits (internes et externes), de la disponibilité des documents comptables et administratifs, et de toutes autres informations nécessaires pour les audits.
- Transmettre les rapports d’audit aux bailleurs de fonds, aux responsables du programme UICN Sénégal et au bureau régional.
Administration/Logistique : - Aider à la préparation des dossiers d’avis de non objection (ANO) nécessaires pour engager les dépenses soumises à cette condition ;
- Passer en revue les contrats de prestation, de consultance et de financement, avant signature par le Coordonnateur du projet, du Chef de Programme du Sénégal ou avant transmission au Bureau Régional ;
- Participer à l’organisation de l’inventaire annuel des biens du projet ;
- S’assurer de la mise en place et de la mise à jour régulière des fiches de suivi des immobilisations, des documents douaniers et techniques ; et du contrôle de l’utilisation et des éventuels ventes, mises en rebut ou transferts des immobilisations à d’autres bureaux ou partenaires ;
- S’assurer de la mise en place et d’utilisation effective d’un système de classement et d’archivage ;
Administration du personnel
- Apporter un appui dans le processus de recrutement du personnel ;
- Aider à l’établissement ou la mise à jour des données statistiques du personnel ;
Autres :
- Assurer toutes autres tâches ponctuelles à la demande de son supérieur hiérarchique. A. Qualification, expériences professionnelles et habiletés requises pour le poste
Profil recherché
- Diplôme de l’enseignement supérieur reconnu (Bac + 4) en finance et comptabilité ;
- Au moins 5 ans d’expériences pertinentes dans les domaines administratifs, comptables et financiers en tant que superviseur ;
- Expériences dans la gestion des projets financés par les bailleurs de fonds internationaux exigées avec une excellente connaissance des techniques de gestion financière en générale et des règles de procédure des banques multilatérales de développement: Banque africaine de développement et Banque Mondiale, aussi bien que du cycle de projet ;
- Très grande capacité de synthèse et une excellente attention aux détails
- Capacité de travail en équipe ;
- Très bonne capacité de communication écrite et orale ;
- Autonomie dans le travail et une aptitude au travail en équipe multiculturelle ;
- Excellente maîtrise du français ; Très bonne connaissance de l’anglais;
- Excellente maitrise des logiciels de bureautique et de communication courants (Word, Excel, Powerpoint, E-mail.) et de l’utilisation de l’internet ;
- Excellente maîtrise de l’utilisation d’au moins un logiciel avancé de comptabilité ;
- Expérience dans l’utilisation d’un ERP sera un atout ;
- Etre d’une grande disponibilité ;
- Savoir gérer le stress ;
- Avoir un haut degré d’initiative, de probité et de motivation personnelle.
Candidature
Les personnes intéressé(e)s par cette offre sont prié(e)s de préparer et déposer un dossier de candidature suivants les exigences ci-dessous :
Composition de dossier
- une lettre de motivation signée du candidat, adressée au Directeur Général de l’Environnement et du Climat ;
- un Curriculum Vitae complet, détaillant au mieux l’expérience du candidat pour la mission avec des références précises et vérifiables par mission effectuée ;
- Les preuves des expériences acquises mentionnées sur le CV, notamment les copies des attestations et certificats de travail ou tout autre document pouvant servir de preuve ;
- une copie certifiée conforme du ou des diplôme (s) requis, certificats et attestations de formation ;
- une copie certifiée conforme d’une pièce d’identité en cours de validité ;
- un acte de naissance.
Dates et lieu de dépôt
Les dossiers de candidature complets, comportant les pièces requises doivent être envoyés par voie électronique simultanément aux adresses email recrutement@gecaprospective.com et PACOJOBS@iucn.org avec la mention «Candidature pour le poste de Spécialiste en Gestion Administrative et Financière» dans le strict respect des date et heures limites fixées au plus tard le Vendredi 21 décembre 2018 à 18h00 (GMT).
Procédures de recrutement
Le recrutement se déroulera en trois (03) phases suivantes:
- une phase de présélection sur analyse de dossiers ;
- une phase d’entretiens ;
- une phase de négociation du contrat.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés aux adresses e-mail et téléphoniques mentionnées dans leur CV, pour poursuivre le processus.
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