Recrutement d’un Assistant de Bureau

Assistante de direction jeune/Avis de recrutement d’une Assistante/Stagiaire Assistante de Direction/Assistante de direction bilingue/Assistante de Direction en stage/Consulting Group/Assistante de Direction Bilingue (français-anglais)/Office Assistant/Assistant(e) de scolarité au lycée Jean Mermoz/Assistante personnelle/BRSA/Assistante direction/Assistant Marketing/Assistante de direction & relais RH

Jobs in Senegal – ONE is hiring an Office Assistant.

ONE is a global campaigning and advocacy organisation with over nine million members from around the world who are committed to the fight against extreme poverty and preventable disease, particularly in Africa. We hold world leaders to account for the promises made to the poorest, and we press them to support better policies and aid that is more effective. We also work with leaders in Africa to support greater democracy, accountability and transparency and advocate for increased domestic investments in development so that these resources can be effectively deployed. With HQ in Washington, DC, we operate from North America, Europe and Africa.

ONE’s members are critical to this work. They come from every walk of life and from across the political spectrum. They’re artists and activists, faith and business leaders, students and scientists. They take action day in, day out — organising, mobilising, educating, and advocating so that people will have the chance not just to survive, but to thrive.

Job description

The Office Assistant will coordinate, provide all secretarial and logistical assistance, and assist with maintaining efficient office operations — copying/filing of documents, managing reports and resources, scheduling and coordinating meeting/events and logistics, and administratively supporting programs. The Office Assistant ensures that administrative systems are conducted according to ONE policies and procedures.

He will be responsible for maintaining the Francophone West-Africa Country Director calendar and for the coordination of all activities managed by the Country Director including meeting management, coordinating travel arrangements, meetings, catering, and communications. This full-time position is based in Dakar, Senegal and will report directly to the Francophone West-Africa Director with a dotted line reporting to the Africa Operations Director.

Some Principal Duties and Responsibilities

  • Support the Francophone West-Africa Country Director to arrange meetings, workshops and conference schedules, travel agendas, and other activities as required in the Directors’ Office.
  • Perform secretarial and clerical duties, including pre-meeting planning tasks are carried out and completed efficiently, organize and reprioritize tasks, maintain records, and coordinate functions with various individuals and organizations.
  • Handle record-keeping, word processing, preparation of correspondence, manuscripts, telecommunications, regular project mailings and other administrative support duties; and carry out other duties as assigned by the Country Director.
  • Event and meeting coordination.
  • Take notes or dictation at meetings, and to ensure follow up actions are done.
  • Meeting follow up: Keep track of progress on execution of meeting resolutions and ensure senior Africa Leadership Team members are kept informed on progress made on actions allocated
  • Support the Francophone West-Africa staff in coordinating appointments, preparing/disseminating materials, formatting letters, technical documents, reports and presentations as requested by the Country Director
  • Provide travel and logistical support to ONE in Francophone West-Africa staff, participants or consultants by ensuring the following:
  • All travel authorizations are authorized and are appropriately coded and signed
  • Responsible for arranging air and ground transport (shuttle and car rentals) for all Francophone West-Africa staff
  • Responsible for accommodation arrangements for travelling staff and participants through hotels and ensure that they are within ONE rates
  • Send all information to traveler, as stipulated in the Travel Standard Operating Procedure, including: airline ticket; hotel accommodation; airport transport/shuttle services or car rental
    Obtain invoices and receipts from Service Providers for all transactions i.e. airlines, hotels, etc.
  • Provide logistical support to ONE events
  • Reconcile the travel agent monthly statement and submit for approval to the Africa Office Manager in a timely manner
  • Lead in the management of specific areas of office administration including office supplies, IT systems, vendor relationships, finance and health and safety in coordination with the Africa Operations Director
  • Work as part of the Africa Operations team, attending weekly Operations Meetings
  • Gather and circulate project communications materials as needed
  • Travel when required
  • Any other duties appropriate to the role as assigned

Job requirements

  • Bachelor’s degree and at least two years working experience in a similar or related field
  • Experience in administration, office management and project coordination
  • Familiarity with basic financial processes
  • Highly computer literate in all Microsoft office applications (e.g. Word, Outlook, Excel, Access) and experience with general office
  • IT applications (hardware and software)
  • Good time management and prioritization skills
  • Oral and written communication skills
  • Good inter-personal skills and the ability to multi-task
  • Some experience of managing external suppliers
  • Good organizational skills with excellent attention to detail
  • Some experience of developing and implementing office systems and processes
  • Ability to work within a fast-paced environment
  • Ability to work on own initiative and make responsible decisions when necessary
  • Flexible, resourceful and innovative
  • Patience and a sense of humour

Languages skills : Fluency in English required.

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Written by Fama

Expert en Analyse de Marché/Attaché aux Affaires Éducatives et Culturelles/Contrôleur de Gestion/Chef de Projet Usine/Comptabilité et Assistant de Direction/Recrutement d'un Responsable Ressources Humaines/GBG/Responsable chargé du Développement/Chargé de Compte Institutions Financières/Chargé de la Paie et de l’administration/Chargé de communication/UNESCO /Chef de Département Qualité/Agents en Efficacité Énergétique/Développeur Sénior Mobile & Web/Responsable Système d’informations/Gestionnaire de contrat/projet –gestionnaire des opérations/Ingénieur Statisticien/Cooordinateur de communication et plaidoyer/Directeur Administratif et Financier/Bac+5/Ingénieurs en électromécanique/Commis démarcheur/Expert en balisage/spécialiste en Coopération Multilatérale/Chargé Marketing & Communication/Stagiaire en Agronomie/Évaluation Environnementale/Expert en for­mation professionnelle/Responsable du Système Electrique/Coordonnateurs Site PEPFAR/Consultant Formateur Risk Advisory/Médecin Investigateur d’Etudes/Chargé du Parc Logistique/Coordinateur Financier Support COVID-19/Responsable National Adjoint de projet/Assistant de Direction/ Gestion Technique BTP/Formateur en planification et suivi-évaluation de projets/Administrateur de contrat et contrôle de projets/location de véhicule et transfert/recherche un Électromécanicien/Technico-commerciaux Transfert d’argent/Expert en Système d’Informations/Chargé de contrôles/Ingénieur en hydraulique/Chargé Relations/Adjoint des Opérations Financières/Responsable Marketing Intelligence/R-Port-H/Responsable Ressources Humaines/Protection et Support Psychosocial /Responsable Qualité-Organisation/Gestionnaire programme/Gestionnaire de Projet Bilingue/Chargé de mission Plateformes/Gestion de l’information/Achats et de la Logistique/Profil recherché De formation Bac+3 minimum, vous disposez d’une expérience probante d’au moins 3 ans dans un poste similaire/Spécialiste Chargé du projet PNS/Assistant(e) Administratif(ve) aux Services Généraux/Directeur Général BTP (H/F)/Conseiller Technique en Protection/Chef de projet technique/Responsable Logistique – Service Urgences/Techniciens de maintenance/Assistant Technique Bilingue Français – Anglais/Développeur expérimenté /hôtesses de ventes/Responsable Incubation/Gestionnaire back-office/Correspondant technique Caterpillar H/F/Ingénieur Géomètre/Agents de terrain et Enquêteurs/Délégué Médical Stagiaire/Administration du Personnel/Responsable Sécurité et Environnement/Adjoint Chef de zone/Directeur de Travaux Industriels/bénévole Gestionnaire administratif/Animateur/Animatrice du réseau/Responsable du pôle/Chargés de missions confirmés/Expert incubation/accélération/Directeur des relations d’affaires/Responsable en Informatique bac+4/Directeur des finances et des opérations/Responsable Marketing et Communauté/Répétiteur/ Professeur à domicile/Assistant de parrainage de zone/Responsable Audit interne et MOA Finance/stagiaires pour ses différents projets/Commis à la Saisie des Données/ISC/Responsable-Administratif et Financier/chef de chantier principal/Ingénieur/Chef de Mission/Communication visuelle/Journaliste fact-checkeur/Spécialiste Crédit terrain/Stagiaire Rédacteur qualité/Fed Africa/Chargé de reporting commercial/Responsable Service Contrôle/Technicien bureau/gestion financière/administratif-Service Urgences/Chargé d’études/Secrétaire / Contrôle Documentaire/Opérations sur le Terrain/Production Extrusion Gonflage/Responsable de Production/Technicien(ne) Support & Intégration/chargé de la logistique/Spécialiste Chaudière/Responsable Technique/Ingénieur Génie/Technicien en gestion d’entreprise/Formateurs-Consultants/Chargé de communication Bande/Swiss Fresh Water/Responsable de Production thermoformage/Directeur des Opérations Homme/communications et des médias/Responsable Soufflage & Maintenance/Responsable B2B/Assistant(e) QHSE/Directeur Parc Matériel/Ingénieur Technico/Ingénieur-Support technique/Chef de produit intégration /Responsable Achat Local/Responsable de la Formation/cabinet GPF/Superviseur Comptable et Financier/CFA Commerce International/UNDP/Stagiaire en Communication et Gestion/Chauffeur-Coursier de direction/Ressources Humaines Homme/Femme/Technicien Agronome/Directeur de la stratégie/Prestation des Services de Santé/ONG Canadienne CECI/Assistant à Maitre d’Ouvrage/Responsable hygiène sécurité /Transit et Formation/Assistant Médias et Communication/Responsable MEAL et qualité programmatique/Assistante chargée de la clientèle/Conseiller en Leaderships et Mentorats/Save The Children International/Responsable département conformité/MAER/Administratif et Financier H/F/Chargé des Ressources Humaines/Ingénieur matériel roulant/Ingénieur transmission capillaire/Assistant Genie civil/Bus Rapid Transit/Responsable adjoint des Ressources Humaines/Coordinateur du projet Mangrove/Technicien Développeur Web/Assistant Technique grand public/gestion de données/AfricSearch/Technicien instrumentation/Coordonnateur Recherche & Production/Conseillers Commerciaux en Immobilier/Directeur Commercial pour /Expert Environnementaliste/Traducteur de langue française/Assistants Commerciaux Corporate/Stagiaire Energie / Environnement/chargé de l’entrepreneuriat rural/Infographiste/Webdesigner/Expert en Génie Côtier/Global Business Group recrute/agent des ventes et du service clientèle/Chargé de Ressources Humaines à Dakar/Engins Lourds/Développeur Front-end/Chauffeur Poids Léger/Structure B SA/Contrôleur Financier Régional H/F/Technicien Ingénieur de Bâtiment/Développeur Python confirmé/Expert en Entreprise au Sénégal/Stagiaire en Cybersécurité IT/Flow Consulting/Assistant Administratif et Logistique/Techno Commercial Informatique/Stagiaire Agent de Contrôle Qualité/CMU/Regional change and deployment/Save The Children/Stagiaire Contrôleur de gestion Administrative/recrute un Chef Comptable/Chargé(e) de Recherche/Recrutement/commerciaux et des jeunes porteurs de projet/formateurs dans plusieurs domaines/Contrôleur de Gestion H/F/gérant pour une société des mines/Assistante de direction/Livrable SAS /Exigences de l'emploiÉducation: Diplôme d'études secondaires. Un certificat post-secondaire/Agent méthode/Recrutement de plusieurs profils par l'ONG Lux Dev

Une Grande institution financière de la place recrute un Assistant à Maitre d’Ouvrage

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Invitation au lancement du livre du Professeur Mamadou DRAME : Parlez-vous hip-hop