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Plan International recrute 01 Coordonnateur Financier Hub Sud

Plan International recrute 01 Coordonnateur Financier Hub Sud

Dimensions du poste

Le/la titulaire collabore et accompagne les partenaires et les structures décentralisées dans la gestion financière des activités programmatiques. Le titulaire du poste contribue à la gestion des finances des bureaux et des programmes, en interagissant avec les membres de l’équipe opérationnelle et du programme. Le titulaire du poste contribuera également au développement des partenaires de mise en œuvre.

Zone de responsabilité – Bureaux couverts par le Hub Centre.
Ce poste supervise : Les Assistants Administratifs et Financiers, les Comptables des Projets

Responsabilités

Préparation du budget d’appui et contrôle budgétaire pour la mise en œuvre efficace des plans financiers.

  • Contribuer à la préparation du budget annuel du pays
  • Participer à la révision et la consolidation des budgets mis à jour par les gestionnaires des subventions.
  • Coordonner la planification opérationnelle des budgets en début d’année fiscale du Hub
  • Fournir les données du Hub pour l’enregistrement de la planification du budget annuel dans le système financier et comptable et les mises à jour
  • Coordonner la préparation et la revue des exercices de révisions budgétaires du Hub
  • Appuyer à la mise en place des budgets des projets Grants en collaboration avec le Chargé de la gestion financière des Subvention et l’équipe Subventions
  • Faire la revue de toutes les Planifications opérationnelles des projets du Hub
  • Surveiller le budget du projet pour assurer les dépenses conformément au plan afin d’éviter les dépenses excessives.
  • Faire la revue tous les rapports financiers des projets Grants qui sont rattachés au Hub
  • Préparer des rapports financiers pour aider à la préparation du rapport financier global du pays
  • Préparer le rapport de gestion financière du Hub (mensuels, trimestriels et annuels).
  • Préparer le rapport mensuel et par quinzaine des avances non liquidées des partenaires.
  • Aider dans la préparation des calendriers financiers en début d’année fiscale.
  • Faire une visite de soutien mensuelle aux bureaux de terrain et soumettre un rapport.
  • Préparer et soumettre au Directeur du Hub les rapports mensuels des comptes de bilan
  • Faire le suivi des avances du personnel et des partenaires pour assurer une liquidation rapide.
  • Soutenir la gestion de la trésorerie et les prévisions de trésorerie pour garantir la disponibilité des fonds pour les opérations du Hub
  • Préparer et soumettre les prévisions de trésorerie mensuelles et par quinzaine du Hub
  • Assurer le transfert rapide des fonds du bureau pays aux comptes bancaires du Hub
  • Veiller à ce que les soldes de trésorerie et des comptes bancaires du Hub ne soient jamais négatifs.
  • Assurer le suivi des problèmes des comptes bancaires en temps opportun et conseiller en conséquence.
  • Faire la revue des rapprochements bancaires des comptes bancaires du Hub et les soumettre au Directeur Financier pour approbation
  • Faire le Suivi des encours bancaires du Hub avec l’appui des assistants administratifs et financiers
  • Faire la revue du solde bancaire cible et fournir des justifications pour le solde de trésorerie excédentaire le cas échéant
  • Gérer les opérations du système pour répondre aux exigences de Plan en matière de dépenses et de rapports financiers.
  • Assurer un suivi régulier avec le service concerné responsable de la mise en place du FAD dans SAP.
  • Effectuez des contrôles d’exactitude pour vous assurer que toutes les transactions saisies dans SAP sont correctes.
  • Examen régulier du statut NRGRANT pour s’assurer que les dépenses liées à la subvention sont imputées sur la subvention applicable.
  • S’assurer d’effectuer toutes les procédures de fin de mois requises avant la fermeture de SAP – revue des comptes de bilan, apurement des comptes, etc…
  • Analyser le solde du SAP du Hub en particulier les comptes de dépenses après clôture et effectuer les corrections nécessaires
  • S’assurer que les pièces comptables sont classes et archives suivant le protocole arrêté
  • Mettre en œuvre des contrôles financiers internes et des processus de paiement pour atteindre à tout moment le rapport qualité-prix.
  • Veiller à ce que les paiements effectués soient conformes aux politiques et procédures approuvées par Plan et à celles des règles et règlements des donateurs.
  • Examiner les sections financières de toutes les demandes de paiements
  • Examiner tous les chèques et transferts émis avant de les signer par les signataires
  • Faire des contrôles inopinés de la petite caisse dans les bureaux du Hub Centre
  • Assurer le Développement des Partenaires en matière de gestion financière et comptable
  • Participer à l’identification et à l’évaluation des Partenaires
  • Faire les revues financières des contrats des partenaires
  • Préparer chaque année un plan de supervision et de formation a valider avec le Directeur Financier et le Directeur du Hub

Contribution à la performance du département :

  • Offrir une formation et partager les bonnes expériences / pratiques au sein de l’équipe pour renforcer les capacités de l’équipe.
  • Tenir le superviseur informé de toute initiative ou difficulté relative aux responsabilités du poste.
  • Effectuer toute autre tâche qui peut être assignée de temps à autre pour soutenir la réalisation des objectifs organisationnels.
  • Développer, encadrer et motiver les membres de son équipe
  • Procéder aux évaluations semestrielle et annuelle de ses supervisés selon les lignes directives de la politique de gestion de performance

Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes

  • Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
  • Effectue des contrôles de conformité sur la prise en compte de l’éventail des risques menaçant les enfants et les jeunes dans toute leur diversité dans l’ensemble des programmes/projets incluant la mise en œuvre des mesures efficaces de réduction et de mitigation des risques.
  • Les organisations partenaires bénéficient d’un soutien pour développer une culture organisationnelle, des systèmes, des processus et des compétences appropriés afin de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde convenues.
  • Crée un environnement propice à la sauvegarde et impulse un modèle de valeurs et de comportements responsables au niveau organisationnel
  • Promeut la diversité, l’égalité des sexes, l’inclusion et l’exercice responsable du pouvoir.
  • Prend en compte la sauvegarde dans les outils de gestion des risques et les lignes directrices s’y rapportant, Appui aux équipes finances pour renforcer les processus, les outils et les directives afin d’inscrire le thème de la sauvegarde dans l’ensemble des activités financières et programmatique.
  • Renforce les capacités sur la manière de promouvoir une culture organisationnelle respectueuse et d’identifier, d’atténuer, de gérer et de surveiller les risques suscités par le travail de l’organisation.

Relations de travail clés

  • Contacts élevés avec les organisations partenaires de Plan International pour s’assurer de l’optimisation des ressources financières et du respect des exigences financières.
  • A des contacts étroits avec les collègues du CO Hub et du Waca Hub y compris le personnel chargé des finances des unités de programme pour faciliter la mise en œuvre des fonctions financières
  • Maintien des contacts moyens avec d’autres membres du personnel des autres Hubs pour offrir un soutien au respect des procédures financières et comptables

Expertise technique, compétences et connaissances

  • Diplôme (BAC + 4) en comptabilité, gestion financière ou équivalent
  • Bonnes compétences de supervision et de coordination et capacité à livrer dans des délais serrés.
  • Bonne connaissance des outils de planification, de gestion, de supervision, de suivi et d’évaluation de projet.
  • Être organisé, méthodique et méticuleux.
  • Avoir le sens du service à la clientèle
  • Avoir une facilité de contact avec le personnel et les tiers
  • Bonne capacité de communication orale et écrite
  • Aptitudes à faciliter les processus participatifs.
  • Indépendance, objectivité et intégrité.
  • Soutien adéquat pour permettre aux programmes d’atteindre les résultats financiers et programmatiques convenus.
  • Capacité de recherche active de soutien pour résoudre les difficultés dans l’exécution des tâches.
  • Bonnes capacités de travail en équipe
  • Capacité à livrer dans des délais serrés
  • Démontre, développe et conserve la crédibilité de sa performance.
  • Maîtrise des outils Microsoft Offices, en particulier les tableaux Excel et les tableaux croisés dynamiques
  • Bonnes compétences en comptabilité et en analyse
  • Analyser les problèmes financiers pour la prise de décision et référer à un supérieur pour approbation.
  • Capacité à gérer les priorités et les attentes concurrentes des parties prenantes internes et externes et à rester calme et résilient face à la pression.
  • Gérez plusieurs et travaillez avec des collègues distants pour former une équipe virtuelle efficace pour les subventions et les finances
  • Capacité à faciliter les processus participatifs pour toutes les parties prenantes pour la mise en œuvre des projets de subvention
  • Comprend ce que signifie la sauvegarde au niveau des équipes et des services sous leur responsabilité.
  • Capacité à diriger une équipe afin de développer les compétences et l’expertise nécessaires pour que les membres assument leurs rôles et responsabilités en matière de sauvegarde.
  • Capacité à conduire le changement sur le plan organisationnel au sein de son équipe concernée afin d’assurer l’intégration de la sauvegarde.
  • Capacité à élaborer des indicateurs et des repères pour évaluer dans quelle mesure son équipe s’acquitte bien de leurs rôles et responsabilités en matière de sauvegarde.
  • Exige de son équipe qu’elle rende compte de l’application des normes de sauvegarde.
  • Veille au maintien de relations fondées sur le respect

Les valeurs de plan international en pratique

Nous sommes ouverts et responsables

  • Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
  • Être soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
  • Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
  • Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
  • Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable

  • Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
  • Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
  • Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
  • Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble

  • Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
  • Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
  • Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
  • S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

  • Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
  • Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
  • Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
  • Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel

Environnement physique

Le poste est basé au sein du Hub, qui est un environnement de bureau typique.

Niveau de contact avec les enfants

Contact Elevé : Contact Elevé ou haute fréquence d’interaction

Comment postuler ?

Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 05 Juillet 2023

Votre candidature doit être accompagnée :

  • D’une lettre de motivation claire
  • D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Position basée à Kaolack.

Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : jobs.plan-international.org.

Written by Maimouna

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