Recrutement d’un Stagiaire Contrôleur de gestion Administrative et gestionnaire de base de donnés RH

ALIMA recrute un Stagiaire Contrôleur de gestion Administrative et gestionnaire de base de donnés RH.

Présentation ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE:

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

L’EQUIPE ALIMA : plus de 1800 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 3 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, Ouverture/Fermeture.

LIEU DU POSTE : Dakar, Sénégal

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il/elle est sous la responsabilité du responsable des ressources humaines Sièges, et travaille en étroite collaboration avec ses collègues du bureau administratif de Dakar : assistants administratifs et RH et assistant paie.

Tous les membres du bureau administratif de Dakar (BAD) doivent être en capacité de se remplacer mutuellement et doivent donc se tenir à jour de l’ensemble des procédures en vigueur et maintenir la connaissance des outils de travail ainsi que des dossiers en cours.

Description du poste

Sous la supervision du Responsable RH Sièges, le/la Stagiaire Contrôleur de Gestion Administrative et Gestionnaire de base de donnés RH est chargé(e) de la gestion des bases de données RH, de l’audit et du contrôle qualité des procédures administratives, de la gestion des archives RH et d’assister ses collègues dans la gestion de la paie et la gestion administrative des ressources humaines selon les politiques et procédures ALIMA en vigueur, en conformité avec les droits du travail français et sénégalais.

Missions et Activités principales

1. 
   

   Création et gestion de base de données
   

• Développementd’un système de base de données RH (via le logiciel MYSQL/VBA)
• Création et harmonisation des bases de données utilisées par les départements RH, Recrutement et Comptabilité
• Etudier la possibilité de mise en réseau des bases de données ainsi créées
• Assister le RRH dans le développement d’outils et de systèmes SIRH

2. 
   

   Reporting et control qualité
   

• Fournir un rapport analytique mensuel des activités du BAD
• Contrôler la conformité des procédures administratives
• Développer un système d’audit des procédures impliquant des engagements financiers pour le BAD
• Audit, contrôle de l’intégrité et réconciliation des données RH : fichiers de suivi des employés, tableau de suivi des billets d’avion, fiches pays (procédures visa, démarches spécifiques etc.), liste de contacts ;

3. 
   

   Gestion administrative
   

• Avec les coordinateurs finances/RH, maintenir le suivi des congés payés et break des expatriés et communiquer les informations aux assistants administratifs et RH pour la bonne tenue de la paie ;
• Préparer les documents à distribuer aux personnes en mouvement ;
• Préparer et faire valider les engagements de dépenses liés aux frais financiers engendrés par les départs des nouveaux employés ;
• Participer à la mise en place et à la gestion de l’archivage numérique de données RH ;
• Assister les membres de l’équipe dans la gestion des mouvements sur la base des procédures internes en vigueur ;
• Assister les membres de l’équipe dans la gestion et la réconciliation de la paie ;

Formations et Compétences

Profil souhaité

• Diplôme de Gestion, Administration, Finances, RH, ou formation, jugée équivalente.
• Une précédente expérience dans une ONG, ou dans un environnement de travail international est un atout.

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office) ;
• Bonne maîtrise des outils de gestion de base de données (MYSQL, Access et Excel) ;
• Bonne maîtrise des outils de reporting (Excel VBA) ;
• Connaissances des logiciels ERP (SAP, ODOO, CRM) est un atout ;
• Connaissance du droit du travail français et sénégalais est un atout ;

Compétences comportementales

• Grande capacité d’organisation
• Grande capacité à traiter un gros volume d’information
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
• Faire preuve de flexibilité
• Faire preuve de proactivité

Langues : De langue maternelle française. La maîtrise de l’anglais est un atout. 

Conditions

• Durée du contrat : Stage (3 mois) renouvelable selon le besoin.
• Prise de poste : Dès que possible
• Salaire : Gratification mensuelle s’élevant à 150.000 FCFA (pour les résidents au Sénégal) –

Si stagiaire international – indemnité stage légale française (577,5 euros nets/mois)

ALIMA prend en charge :

• 2,08 jours de congés payés par mois;
• Couverture santé prises en charge par ALIMA pour le stagiaire;
• Prise en charge du billet A/R (pour stagiaire international)
• Une semaine d’hébergement à l’arrivée à Dakar (pour stagiaire international)

POUR POSTULER : 

• Documents à envoyer : Pour postuler, merci de déposer en ligne votre candidature (CV & Lettre de motivation) sur notre site des vacances de postes.
• Pour postuler, veuillez enregistrer votre profil sur notre site des annonces et postuler à l’annonce « SIEGE DAKAR : Stagiaire Contrôleur de Gestion Administrative et Gestionnaire de base de donnés RH ».

N.B.: Les candidatures sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons la possibilité de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une bonne candidature est retenue. Seules les candidatures complètes (CV) seront étudiées.

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